”DocuSoft | Ολοκληρωμένες Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης & Διαχείρισης Αρχείων“

Η DOTSOFT Α.Ε. είναι πρωτοπόρος στην ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική διαχείριση αρχείων, προσφέροντας υπηρεσίες που καλύπτουν τις ανάγκες των ΟΤΑ, Δημόσιων Φορέων και Οργανισμών κάθε μεγέθους. Με συνδυασμό προηγμένων μεθόδων σάρωσης και του λογισμικού DocuSoft, οι οργανισμοί αποκτούν ολοκληρωμένες λύσεις που βελτιώνουν την αποδοτικότητα, ενισχύουν τη διαφάνεια και εξασφαλίζουν την ασφάλεια των πληροφοριών.

Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης

Η DOTSOFT διαθέτει πλήρες φάσμα υπηρεσιών ψηφιοποίησης, με δυνατότητα προσαρμογής στις ανάγκες κάθε οργανισμού:

• Σάρωση εγγράφων: διοικητικά, οικονομικά, νομικά έγγραφα.
• Σάρωση βιβλίων & τόμων: δημοτολόγια, ληξιαρχικά βιβλία, αρχεία βιβλιοθηκών.
• Σάρωση αρχείων μεγάλου μεγέθους: τεχνικά σχέδια, οικοδομικές άδειες, χάρτες.
• Σάρωση φωτογραφιών, διαφανειών και αρνητικών με υψηλή ευκρίνεια.
• Μετατροπή microfilm & microfiche σε ψηφιακή μορφή.

Ενδεικτικές Υπηρεσίες που Εξυπηρετούνται

• Υπηρεσίες Δόμησης και Τεχνικές Υπηρεσίες (άδειες, μελέτες, χάρτες).
• Διοικητικές και Οικονομικές Υπηρεσίες (αποφάσεις, λογιστικά αρχεία, συμβάσεις).
• Γραφεία Κίνησης και Προμηθειών (αιτήσεις, εγκρίσεις, έγγραφα προμηθειών).
• Δημοτολόγιο & Ληξιαρχείο (ληξιαρχικές πράξεις, οικογενειακά μητρώα).
• Δημοτικές Βιβλιοθήκες & Πολιτιστικοί Φορείς (ιστορικά τεκμήρια, πολιτιστικά αρχεία).

Λογισμικό DocuSoft – Ηλεκτρονική Διαχείριση Ψηφιοποιημένων Αρχείων

Το DocuSoft είναι το καινοτόμο λογισμικό της DOTSOFT για την οργάνωση και διαχείριση ψηφιοποιημένων αρχείων, προσφέροντας ευχρηστία, επεκτασιμότητα και πλήρη παραμετροποίηση σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού.

Κύριες Λειτουργίες

Καταχώρηση και Αρχειοθέτηση

• Δημιουργία νέων εγγραφών με απλή συμπλήρωση βασικών πεδίων (έτος, αριθμός άδειας, ιδιοκτήτης κ.ά.).
• Επισύναψη σχεδίων, εγγράφων ή αναθεωρήσεων σε κάθε φάκελο.
• Οργάνωση αρχείων σε κεντρική βάση δεδομένων με δυνατότητα κατηγοριοποίησης ανά υπηρεσία ή τύπο αρχείου.

Αναζήτηση και Ανάκτηση

• Χρήση προηγμένων φίλτρων (π.χ. έτος έκδοσης, αριθμός πρωτοκόλλου, ιδιοκτήτης).
• Δυνατότητα συνδυαστικής αναζήτησης, με πολλαπλά κριτήρια για ακριβέστερα αποτελέσματα.
• Full-text search για εύρεση πληροφοριών μέσα στο περιεχόμενο των εγγράφων μέσω OCR.

Προβολή και Επεξεργασία

• Άμεση προβολή εγγράφων σε ξεχωριστές καρτέλες.
• Επεξεργασία μεταδεδομένων, προσθήκη επισυναπτόμενων και καταχώρηση νέων εκδόσεων.
• Δυνατότητα αποθήκευσης και εκτύπωσης ψηφιακών αρχείων.

Διαχείριση Πρόσβασης και Ασφάλεια

• Διαβαθμισμένοι ρόλοι χρηστών: super admin, δημιουργός περιεχομένου, πιστοποιημένος χρήστης, εξωτερικός επισκέπτης.
• Εκχώρηση ή αφαίρεση δικαιωμάτων ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.
• Συμμόρφωση με διεθνή πρότυπα ασφάλειας δεδομένων.

Μαζική Εισαγωγή Δεδομένων

• Εισαγωγή μεγάλων όγκων ψηφιοποιημένων φακέλων μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών.
• Ιδανική λύση για παλαιά φυσικά αρχεία που απαιτούν μαζική ψηφιοποίηση.

Διαχείριση Περιεχομένου και Παραμετροποίηση

• Εύχρηστο περιβάλλον, χωρίς απαίτηση εξειδικευμένων γνώσεων πληροφορικής.
• Πολλαπλή γλωσσική υποστήριξη.
• Δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού περιεχομένου (π.χ. εμφάνιση/απόσυρση εγγράφων σε συγκεκριμένες ημερομηνίες).
• Υψηλή παραμετροποίηση ώστε να προσαρμόζεται στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε υπηρεσίας.

Οφέλη για τους Οργανισμούς

Μέσω της ψηφιοποίησης, οι οργανισμοί επιτυγχάνουν:

• Ταχεία και ασφαλή πρόσβαση στα αρχεία τους.
• Μείωση κόστους αποθήκευσης και βελτίωση παραγωγικότητας.
• Διασφάλιση συμμόρφωσης με κανονισμούς και πρότυπα.
• Βελτίωση στην εξυπηρέτηση πολιτών.
• Διατήρηση και ανάδειξη της ιστορικής και πολιτιστικής κληρονομιάς.

Το DocuSoft αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση ψηφιοποίησης και διαχείρισης αρχείων που απλοποιεί τη λειτουργία κάθε οργανισμού. Με προηγμένα εργαλεία αναζήτησης, ασφαλή διαχείριση πρόσβασης και υψηλό επίπεδο παραμετροποίησης, εξασφαλίζει ταχύτητα, αξιοπιστία και προστασία στην καθημερινή εργασία. Έτσι, οι πληροφορίες παραμένουν οργανωμένες, ασφαλείς και άμεσα διαθέσιμες, προσφέροντας πραγματική αξία τόσο στη διοίκηση όσο και στην εξυπηρέτηση πολιτών.